Как работать в программе

Общая концепция работы с приложением

В приложении есть три основные сущности: операции, справочники и отчеты.

Операции (покупка, продажа, возврат, перемещение товара и др.) отражают факт какого-то совершенного действия. Например, купили товар, возник долг перед поставщиком и появился остаток на складе, после оплатили деньги поставщику - деньги со счета списались, исчез долг.

Для того, чтобы можно было удобно, корректно и просто заполнять операции есть справочники: товары/услуги (номенклатура), партнеры (поставщики, покупатели и др.), счета, банки и т.д. Например, в покупке в поле поставщик пишется не просто текстом "ООО Ромашка", а выбирается элемент справочника "Партнеры". Нужного партнера можно быстро создать при выборе поставщика из покупки. Также в справочниках хранятся определенные связи, например, можно указать, что "ООО Василек" покупает товар по розничной цене, со скидкой в 10% и для него действует кредитный лимит в 500 тыс.

Отчеты нужны для получения информации об остатках и оборотах товаров, долгов, заказов и т.д. Например, если нужно посмотреть остаток определенного товара на складе - нужно открыть отчет "Остатки товаров", в настройках установить фильтр "Товар/услуга" равно <Ваш товар> и сформировать отчет. Или Вы хотите посмотреть прибыль компании за прошлый месяц - откройте отчет "Финансовый результат", выберите период отчета прошлый месяц и нажмите "Сформировать отчет". Информация в отчетах появляется после того, как проведена какая-либо операция.

Отчеты выводят информацию сгруппированно, но почти любую цифру в отчете можно расшифровать до операции, которая сделала это движение. Для этого нужно нажать на интересующую цифру - расшифровать - операция.


Как загрузить данные в приложение?

Данные в наше приложение можно загрузить из Excel / Google таблиц.


Товары - в справочник "Товары/услуги", Партнеров - в справочник "Партнеры", Цены - в операцию переоценки, на каждый вид цен отдельная операция, остатки - ввод начальных остатков. В указанных местах есть кнопка "Загрузка из таблицы".

Сначала выгружаете необходимые данные из другого приложения в Excel / Google таблицу. Далее загружаете в наше приложение.

Если из Excel - выбираете файл Excel в памяти устройства. Если из Google таблицы - получите публичную ссылку на эту таблицу, скопируйте ее. Вставьте ссылку, выберите лист таблицы, нажмите "Прочитать". Данные должны отобразиться в табличном поле. Для каждого поля нужно указать номер колонки, откуда брать данные, или выбрать значение для заполнения. Нажмите загрузить. Поиск элементов происходит по наименованию.

Работа с коллегами в одной базе с разных устройств

1) Чтобы разделить права доступа и идентифицировать каждого пользователя нужно внести пользователей в справочник "Пользователи" (Главное меню - Справочники - Пользователи). Есть возможность назначить определенные права доступа каждому. Можно ограничить по операциям, отчетам, справочникам, например оставить только заказы клиентов, также ограничить видимость определенных типов цен, а также счетов.

2) Для синхронизации данных нужно в настройках (Главное меню - Еще - Настройки - Настройки синхронизации) включить синхронизацию через Google Drive или Яндекс.Диск, авторизоваться в Вашем аккаунте. Тоже самое сделать на других устройствах. Аккаунт для синхронизации должен быть одинаковым. Также есть помощник для настройки синхронизации: Главное меню - Еще - Подключение нового устройства.

Первоначальная синхронизация может занять продолжительное время, если уже внесено много данных - для ускорения можно на Вашем устройстве сформировать бэкап, и восстановить его на устройствах сотрудников.

Пользователей может быть любое количество, но нужно понимать, что при росте количества транзакций будет расти время синхронизации данных между устройствами.

На мобильном устройстве при настройке синхронизации или добавлении пользователя необходимо будет приобрести подписку (месячную или годовую). Цену лучше уточнить в приложении, она зависит от региона. Версия для Windows бесплатная.

Как вести учет зарплаты по сотрудникам?

Создайте услугу с наименованием "Зарплата", в ней установите статью расходов "Зарплата", и на каждого сотрудника - карточку партнера. Оформляйте покупку у сотрудника услуги "Зарплата", и оплату поставщику (выплата зарплаты).

Учет по срокам годности, сериям

Чтобы вести учет по срокам годности, нужно включить учет по сериям (Главное меню - Еще - Настройки - Учет серий товаров). При этом при поступлении товара на склад нужно будет создавать отдельную серию (срок годности) и выбирать ее, далее в остальных операциях товародвижения выбирать серии. При выбытии товара со склада (списании или продаже) серии можно не указывать, тогда будут подбираться серии из остатков на складе по методу указанному в настройках (FEFO, FIFO и т.д.)

Как отразить накладные расходы в производстве?

В операциях производства можно добавить строку с услугой. Сумма по этой строке распределится на себестоимость партии. В операции производства стоит добавлять расходы, напрямую связанные с производственной деятельностью. Т.е. можно посчитать стоимость этого расхода на партию выпуска.

Обычно общие затраты (не связанные напрямую с производством) идут отдельными строками в расходах (не попадают в себестоимость продукции)

Сборка и производство

Основными операциями для отражения производства выступают: операции сборки (Главное меню - Склад - Сборка/разборка) и производства (Главное меню - Производство - Производство (список)).

Сборку можно заполнять по комплекту (в карточке товара указывается, что это комплект и заполняются комплектующие). Есть два вида операции: сборка и разборка. При сборке в таблицу "Комплекты" вносится товар, который получаем после сборки, а в таблицу "Комплектующие": все товары и услуги, необходимые для сборки. После проведения операции сборки комплектующие будут списаны со склада и оприходован комплект. При разборке, наоборот: комплект будет списан со склада, комплектующие оприходованы.

У производства - расширенный функционал: есть спецификации производства, где указываются выходные изделия (что производим) и сырье и материалы (из чего производим), сами операции производства можно заполнять по конкретной спецификации. Также операции производства могут быть созданы автоматически на основании заказов на производство - при нажатии кнопки "К производству" в заказе. При создании по заказам, если в спецификации есть вложенные спецификации (для конкретного СиМ указано производить по спецификации) - будут созданы все операции производства до последнего уровня вложенности.

Операция производства списывает сырье и выпускает продукцию на склад только в статусе "Выполнен".

Также на момент проведения операции сборки или производства на складе должны быть ранее оприходованы комплектующие, для корректного расчета себестоимости выпускаемого товара.

Установка цен на товары/услуги

Товары добавляются в справочник "Товары/услуги".

Цены на товары назначаются операцией переоценки, на каждый тип цены - отдельная переоценка. (Главное меню - Цены - Переоценки - Создать переоценку)

Также при указании типа цены в любой другой операции (например в продаже) - цены будут переустановлены этой операцией, если не нужно переустанавливать цены - то в операции нужно очистить вид цены (например, предоставлена эксклюзивная скидка и не нужно изменять цену)

Чтобы цены были видны в справочнике товаров - нужно в списке товаров нажать правый верхний угол - видимость цен. Добавляете в список нужные виды цен.

Распределение стоимости дополнительных услуг на себестоимость товаров

При покупке в строке с услугой появляется возможность не относить стоимость этой услуги сразу в расходы, а распределить на себестоимость товаров в этой или любой другой покупке.

Если в покупке несколько товаров, то сумма доп.услуги будет распределена пропорционально одному из: количество, цена, сумма.

Пример:

Товар 1: Цена 10 руб, Количество 2, Сумма 20 руб.

Товар 2: Цена 100 руб, количество 1, Сумма 100 руб.

Распределяем доставку в 100 руб.

По цене:

Товар 1: 100 руб * 10 руб / 110 руб = 9,09 руб

Товар 2: 100 руб * 100 руб / 110 руб = 90,91 руб

По количеству:

Товар 1: 100 руб * 2 шт / 3 шт = 66,67 руб

Товар 2: 100 руб * 1 шт / 3 шт = 33,33 руб

По сумме:

Товар 1: 100 руб * 20 руб / 120 руб = 16,67 руб

Товар 2: 100 руб * 100 руб / 120 руб = 83,33 руб

Как добавить свои поля в операцию или справочник?

В любой справочник или любую операцию можно добавить свои дополнительные поля. Например, поле "Курьер" в операцию продажи, или поле "Внешняя ссылка" в заказ клиента.

Для этого в карточке справочника или операции нужно нажать правый верхний угол - доп.поля - добавить новое поле. В наименовании вводится название поля (например, "Курьер") в тип поля - тип (например справочник "Пользователи"). Нажимаем "Готово", после этого необходимо закрыть карточку справочника или операции, и открыть ее снова. Поле появится на карточке.

Также доп.поля можно выводить в отчеты, устанавливать по ним фильтры, сортировки.

Как перенести информацию на новое устройство?

1) Если приобрели подписку:

Можно просто авторизоваться на новом устройстве в том же аккаунте для синхронизации (Главное меню - Еще - Настройки - Настройки синхронизации)

Или, чтобы ускорить процесс - можно сформировать резервную копию на старом устройстве - выгрузить в облако (Главное меню - Еще - Резервное копирование). На новом устройстве (Главное меню - Еще - Резервное копирование) авторизоваться в облаке, выбрать резервную копию - восстановить ее.

2) Без подписки:

  1. Сделайте копию базы на старом устройстве. (Главное меню - Еще - Резервное копирование - Сформировать копию базы)

  2. Отправьте копию по почте или другим способом на новое устройство (Длительное нажатие на строку с копией - Отправить по почте / Поделиться).

  3. На новом устройстве восстановите копию. (Главное меню - Еще - Резервное копирование - Найдите копию на устройстве - Длительное нажатие на строку с копией - Восстановить базу из копии).


Полная очистка базы на устройстве и облака

Для очистки базы на устройстве нужно нажать "Главное меню" - "Еще" - "Очистить базу данных". После подтверждения база будет очищена полностью.

Для очистки данных в облаке нужно:

Как настроить фильтры в отчетах?

Как настроить сортировку в отчетах?

Мы будем добавлять новые видео и инструкции по мере возможности.

Возникли вопросы?

Чтобы узнать больше, напишите на адрес
naypakms@gmail.com